Mapa podatków w Europie, czyli nie tylko Polska digitalizacją stoi

Transformacja cyfrowa systemów podatkowych staje się faktem w wielu krajach Europy. Według szacunków Komisji Europejskiej pełne wdrożenie elektronicznego fakturowania mogłoby przynieść państwom UE nawet 111 mld euro dodatkowych wpływów dzięki uszczelnieniu systemu VAT. Nic dziwnego zatem, że państwa członkowskie przyspieszają cyfrowe reformy w podatkach, choć tempo jest różne pomiędzy poszczególnymi państwami. Dla tax leaderów w dużych firmach oznacza to konieczność szybkiego dostosowania się do nowych wymogów, inwestycji w technologie oraz rozwijania cyfrowych kompetencji swoich zespołów. W niniejszym artykule przyglądamy się kluczowym obszarom cyfryzacji podatków w Europie i analizujemy, jakie wyzwania i konsekwencje niosą one dla działów podatkowych. Celowo, w niniejszym artykule postanowiliśmy nie skupiać się na cyfryzacji polskiego fiskusa, a przenieść się na grunt cyfryzacji skarbówek innych państw.  

Obowiązkowe e-fakturowanie i e-reporting w wybranych krajach UE

Jednym z filarów cyfryzacji podatków jest obowiązkowe e-fakturowanie, często połączone z elektronicznym raportowaniem danych transakcyjnych do administracji skarbowej . Celem tych rozwiązań jest uszczelnienie systemu VAT (i nie tylko) i uproszczenie rozliczeń przez wyeliminowanie papierowych dokumentów na rzecz ustrukturyzowanych e-faktur przesyłanych do centralnych platform. Choć Unia Europejska dąży do harmonizacji tych procesów (pakiet VAT in the Digital Age przewiduje m.in. obowiązkowe e-faktury we wszystkich transakcjach B2B ), poszczególne państwa wdrażają zmiany we własnym tempie. Poniżej przedstawiamy przegląd aktualnych regulacji w wybranych krajach.

Włochy

Włochy były pionierem obowiązkowego e-fakturowania w Europie. Już w 2014 r. wprowadzono tam obowiązkowe e-faktury w relacjach B2G (Business to Government) dla zamówień publicznych. Następnie, od 1 stycznia 2019 r. wszystkie faktury B2B i B2C pomiędzy podmiotami posiadającymi siedzibę we Włoszech muszą mieć formę elektroniczną. Działa centralny system Sistema di Interscambio (SDI), który przyjmuje tylko ustrukturyzowane faktury w formacie FatturaPA (włoskiego standardu XML), zatwierdzonym przez tamtejszą administrację skarbową. W praktyce włoscy przedsiębiorcy korzystają z oprogramowania generującego pliki XML spełniające wymogi Agenzia delle Entrate, a faktury są wysyłane odbiorcom za pośrednictwem platformy SDI. Faktura wystawiona poza systemem jest uznawana za nieważną. Od lipca 2022 r. obowiązek korzystania z platformy rozszerzono we Włoszech także na nierezydentów prowadzących działalność w kraju. Włoski model okazał się skuteczny i szacuje się, że dzięki obowiązkowym e-fakturom ograniczono tam oszustwa VAT o ok. 15,8%, a w ciągu pierwszych 15 miesięcy działania systemu wygenerowano w systemie ponad 2 miliardy e-faktur.

Francja

Francja również wcześnie postawiła na e-fakturowanie w sektorze publicznym (B2G). Od 2017 r. działa platforma rządowa Chorus Pro do obsługi faktur elektronicznych dla agend rządowych. Jeśli chodzi o transakcje między firmami (B2B), Francja przygotowuje się do wprowadzenia obowiązkowych e-faktur w modelu hybrydowym, jednak termin implementacji został przesunięty. Zgodnie z obecnym harmonogramem, od września 2026 r. e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla dużych i średnich przedsiębiorstw, a od września 2027 r. – dla małych firm. Wcześniej, w 2024–2025 r., planowane są fazy pilotażowe i licencjonowanie tzw. partnerów dematerializacyjnych (PDP). Francuski system będzie opierał się na Portalu Publicznym PPF oraz sieci certyfikowanych platform prywatnych (wspomniane już PDP). Przedsiębiorca będzie mógł (i) albo korzystać z portalu państwowego, gdzie faktury będą automatycznie raportowane do fiskusa (DGFIP), (ii) albo wysyłać faktury przez akredytowane platformy prywatne, które następnie przekażą dane do administracji.  Co ważne, nowe wymogi we Francji obejmą nie tylko same e-faktury B2B, ale także dodatkowe e-raportowanie danych. Mimo opóźnienia reformy B2B, już od 1 stycznia 2020 r. we Francji wszystkie faktury dla sektora publicznego muszą być przesyłane elektronicznie. Obowiązek ten realizowany jest za pośrednictwem platformy Chorus Pro, która pełni funkcję centralnego systemu wymiany dokumentów z administracją publiczną. Wdrożenie tego rozwiązania pozwoliło zebrać doświadczenia i infrastrukturę, które teraz stanowią fundament planowanej reformy obejmującej cały sektor prywatny.

Niemcy  

Niemcy podchodzą do cyfryzacji VAT ostrożniej, m.in. z powodu federalnej struktury (poszczególne landy mają własne przepisy dot. sprawozdawczości). W zakresie B2G Niemcy realizują unijne wymogi. Od 2019 r. faktury elektroniczne przy zamówieniach publicznych muszą być przekazywane w ustrukturyzowanym formacie za pośrednictwem krajowej Platformy Elektronicznego Fakturowania (Zentralplattform, opartej na standardzie PEPPOL). Jednak obowiązkowe e-fakturowanie B2B nie zostało jeszcze wdrożone. Rząd Niemiec czekał na zielone światło z UE, które pojawiło się w postaci pakietu ViDA, znoszącego wymóg zgody Komisji na krajowe e-faktury od 2024 r. Wstępne plany zakładały start obowiązkowego e-fakturowania B2B nawet od 2025 r., lecz termin ten uległ przesunięciu. Obecnie trwają konsultacje i debata między biznesem, a administracją co do modelu wdrożenia. Pojawiają się zapowiedzi, że niemiecki obowiązkowy system e-faktur może ruszyć dopiero od 1 stycznia 2026 r., a możliwe że w modelu etapowym, np. od 2026/27 dla dużych firm, od 2027/28 dla pozostałych. Pewne jest, że transakcje z konsumentami (B2C) oraz zwolnione z VAT mają być wyłączone z systemul. Do końca 2027 r. Niemcy planują też honorować dotychczasowe formaty faktur elektronicznych (np. PDF) równolegle, co ma dać firmom więcej czasu na adaptację. Mimo braku konkretnej daty dla B2B, niemieckie Ministerstwo Finansów deklaruje poparcie dla kierunku obranej digitalizacji.

Hiszpania

Hiszpania od kilku lat rozwija system raportowania elektronicznego i stopniowo przechodzi na pełne e-fakturowanie. Już od 2015 r. w Hiszpanii obowiązują e-faktury w transakcjach z podmiotami publicznymi (B2G) powyżej kwoty 5000 €. Ponadto od lipca 2017 r. duże przedsiębiorstwa i grupy VAT zostały objęte systemem SII (Sistema de Suministro Inmediato de Información)-który wymaga raportowania danych z faktur sprzedaży i zakupu do administracji w ciągu kilku dni od ich wystawienia. SII nie jest pełnym „clearance” e-faktur, ale zapewnia niemal rzeczywisty dostęp do danych VAT hiszpańskiej Agencji Podatkowej. Kolejnym krokiem jest wdrożenie pbowiązkowych, ustrukturyzowanych e-faktur B2B. W 2022 r. uchwalono ustawę „Crea y Crece”, która przewiduje taki obowiązek. Oczekiwano zgody Komisji Europejskiej na odstępstwo od dyrektywy VAT i taką zgodę w zasadzie uzyskano w 2024 r. Hiszpańskim odpowiednikiem KSeF będzie platforma FACeB2B, darmowy rządowy portal do wymiany faktur B2B. Warto dodać, że Hiszpania planuje również certyfikację e-faktur (podpis lub pieczęć elektroniczna) w celu zapewnienia ich autentyczności. Docelowo pełne raportowanie cyfrowe transakcji VAT ma objąć także transakcje wewnątrzunijne, choć unijny termin wdrożenia tych wymogów przesunięto ostatnio z 2028 na 2030 rok.

E-fakturowanie w Europie – stan na czerwiec 2025

Kraj	E-fakturowanie B2B	E-fakturowanie B2G
Włochy	Tak – obowiązkowe od 1 stycznia 2019 r. (SDI, FatturaPA).	Tak – obowiązkowe od 2014 r.
Francja	W trakcie wdrażania – obowiązkowe od 1.09.2026 (duże i średnie) i od 1.09.2027 (małe).	Tak – obowiązkowe od 2017 r. (Chorus Pro).
Polska	W trakcie wdrażania – obowiązkowe od 1.02.2026 (duże) i od 1.04.2026 (pozostali).	Częściowo – od 2019 r. PEF, docelowo KSeF.
Niemcy	Planowane wdrożenie 2026–2028 (obecnie dobrowolne).	Tak – obowiązkowe od 2019 r. (federalne).
Hiszpania	Nieobowiązkowe – projekt rozporządzenia opublikowany 5.03.2025, brak finalnego aktu.	Tak – obowiązkowe od 2015 r. (FACe, powyżej 5 000 €).

Należy jednak zauważyć, że poza powyższymi, największymi krajami UE wiele innych państw UE również wdraża podobne reformy.  

Przykładowo Portugalia wprowadziła powszechne e-faktury B2G już w 2019 r., a w 2023 r. planuje obowiązek ustrukturyzowanych faktur także dla MŚP. Rumunia od stycznia 2024 r. wymaga e-faktur B2B od wszystkich podatników VAT (po etapie pilotażu i ograniczeniu do branż wrażliwych). Węgry już od 2018 r. stosują system RTIR czyli real-time invoice reporting, który dziś obejmuje wszystkie faktury sprzedaży i pozwala w czasie rzeczywistym wychwytywać rozbieżności w deklaracjach VAT. Ogólna tendencja jest jasna: cała Unia zmierza ku modelowi CTC (Continuous Transaction Controls), gdzie dane o fakturach trafiają do skarbówki na bieżąco. Pakiet ViDA zakłada, że po 2028-2030 r. e-faktury staną się normą zarówno w obrocie krajowym, jak i transgranicznym, a krajowe platformy połączą się w jednolity ekosystem wymiany danych w UE.

Co cyfryzacja oznacza dla biznesu “wewnątrz”?

Integracja systemów finansowo-księgowych z państwowymi platformami podatkowymi stała się priorytetem. Przykładowo, firmy działające we Włoszech musiały wyposażyć swoje programy księgowe w funkcję generowania faktur w formacie XML FatturaPA i komunikacji z API systemu SDI. We Francji przedsiębiorstwa będą mieć wybór między bezpośrednim połączeniem z rządowym portalem PPF a integracją za pośrednictwem prywatnych platform PDP, co również wymaga dostosowania oprogramowania finansowego. W Polsce większe firmy już teraz wdrażają w swoich systemach ERP moduły do obsługi KSeF, tak aby wystawianie faktury sprzedażowej automatycznie wiązało się z wysłaniem jej kopii do bazy Ministerstwa Finansów. Jednym z największych wyzwań jest bowiem zapewnienie płynnej łączności między systemem firmy a systemem administracji skarbowej tak, aby wymiana danych odbywała się automatycznie, bezbłędnie i bez angażowania nadmiernych zasobów ludzkich.

W praktyce automatyzacja procesów podatkowych przybiera różne formy, m.in.:

Automatyczne raportowanie i deklaracje VAT  

W krajach takich jak Polska, gdzie firmy składają co miesiąc Jednolity Plik Kontrolny (JPK_VAT), większość danych jest dziś generowana z systemów finansowych. Jeśli system ERP jest poprawnie skonfigurowany, potrafi on sam wygenerować plik JPK na podstawie zaksięgowanych faktur sprzedaży i zakupu, ograniczając udział człowieka jedynie do weryfikacji i wysłania pliku do MF. Podobnie w innych krajach: w Portugalii firmy wysyłają co miesiąc SAF-T (Standard Audit File for Tax) z ewidencją VAT, a na Węgrzech system online automatycznie uzupełnia zgłoszenia VAT danymi z raportowanych faktur.

Elektroniczne księgi i e-kontrole  

Cyfryzacja podatków to nie tylko e-faktury, ale też cyfrowe raporty ksiąg i dokumentów dla kontroli. Np. w Polsce od kilku lat organy skarbowe podczas kontroli mogą żądać od firmy plików JPK z księgami głównymi czy magazynem, które ERP potrafi wygenerować jednym kliknięciem. W efekcie kontrole podatkowe również przechodzą na tryb cyfrowy. Urzędnik dostaje dane w formie ustrukturyzowanej i poddaje je analizie komputerowej zamiast wertować segregatory. To wymusza na działach podatkowych dbałość o jakość danych w systemie. Błędne zaksięgowania czy niespójności w cyfrowych zapisach od razu wychwyci algorytm porównujący pliki.

Interfejsy API do administracji

Coraz więcej administracji podatkowych udostępnia interfejsy programistyczne (API) do swoich systemów. Dzięki nim oprogramowanie firmowe może np. automatycznie sprawdzić poprawność numeru VAT kontrahenta w unijnej bazie VIES, zweryfikować status płatności podatku u kontrahenta czy uzyskać elektroniczne potwierdzenie odbioru faktury. W przyszłości, w ramach ViDA, państwa członkowskie będą wymieniać między sobą dane o transakcjach cross-border poprzez wspólną platformę.

Automatyzacja przynosi istotne korzyści dla przedsiębiorstw. Po pierwsze, eliminuje ręczne, powtarzalne czynności – według analiz aż 76% firm wciąż polega na manualnym przetwarzaniu danych podatkowych do celów zarządczych, co pokazuje potencjał do usprawnienia. Gdy podatki staną się bardziej „cyfrowe”, działy finansowe mogą uwolnić część zasobów od pracy papierkowej i skierować je do zadań wyższego rzędu (analizy, planowanie). Wdrożenie odpowiednich narzędzi potrafi uwolnić czas pracowników i pozwolić im skupić się na bardziej wymagających analizach lub poszerzaniu kompetencji, zamiast na żmudnej obróbce danych. Po drugie, automatyzacja ogranicza ryzyko błędów. Dobrze skonfigurowany system wychwyci np. brak numeru NIP na fakturze czy niezgodność sum, zanim dane trafią do urzędu, co redukuje liczbę korekt i ryzyko sankcji.

Cyfryzacja podatków to nie tylko raportowanie. Co z kompetencjami AI?

Kolejnym etapem cyfrowej rewolucji w podatkach jest włączenie do gry sztucznej inteligencji (AI) i zaawansowanej analityki danych. Organy podatkowe dysponują coraz większą ilością informacji (m.in. dzięki e-fakturom, plikom JPK/SAF-T, raportom bankowym, takim jak np. polski system STIR monitorujący przepływy finansowe). AI staje się naturalnym narzędziem do przetwarzania tych big data w celu wykrywania nadużyć, wspomagania kontroli czy nawet automatyzacji obsługi podatników.

Wykrywanie oszustw i luki VAT  

Sztuczna inteligencja świetnie radzi sobie z analizą ogromnych wolumenów danych transakcyjnych w poszukiwaniu anomalii, które mogą wskazywać na wyłudzenia VAT. Już dziś w wielu krajach AI pomaga tropić karuzele podatkowe i „puste faktury”. Przykładowo Austria utworzyła jednostkę analityczną PACC (Predictive Analytics Competence Center), która za pomocą algorytmów uczenia maszynowego namierza złożone sieci oszustw – w 2024 r. udało jej się rozbić karuzelę VAT o wartości 195 mln. Malta natomiast chwali się, że dzięki wdrożeniu AI w administracji skarbowej w 2024 r. ściągnęła o 650 mln € więcej podatków niż rok wcześniej – głównie wskutek uszczelnienia VAT i wychwycenia prób unikania opodatkowania. Co ciekawe, maltański system AI nie tylko zwiększył skuteczność kontroli, ale również przyspieszył zwroty VAT dla uczciwych podatników

Typowanie podmiotów do kontroli (risk assessment)

Tradycyjny model kontroli podatkowych często opierał się na losowaniu firm lub działaniach interwencyjnych ex post. Sztuczna inteligencja umożliwia predykcyjne podejście: algorytmy uczą się na historycznych przypadkach, jakie cechy miały firmy dopuszczające się nadużyć, i na tej podstawie tworzą profile ryzyka. Grecja powołała specjalną jednostkę AI w ramach programu MyDATA, która analizuje raportowane e-faktury i wyłuskuje firmy mogące ukrywać przychody. Turcja zintegrowała moduł AI ze swoim cyfrowym systemem rozliczeń, algorytm na bieżąco monitoruje transakcje i flagi transakcje nietypowe (np. fakturowanie na zbyt wysokie kwoty lub z nienaturalną częstotliwością), aby przeciąć próby wyłudzania zwrotów VAT. Wreszcie Wielka Brytania (HMRC) również inwestuje w AI i opracowuje system oparty na modelu językowym (LLM), który ma wspierać identyfikację schematów unikania opodatkowania VAT.  

Krótko o tym, co oznacza fala cyfryzacji dla biznesu

Cyfryzacja podatków w Europie postępuje szybko i w sposób nieodwracalny. Coraz więcej obowiązków – jak e-fakturowanie, raportowanie w czasie zbliżonym do rzeczywistego czy wymogi w zakresie interoperacyjności systemów – przenosi odpowiedzialność za zgodność i jakość danych z poziomu dokumentów na poziom architektury informatycznej i kompetencji zespołów. Działy podatkowe muszą odnaleźć się w nowej rzeczywistości, w której system nie tylko rejestruje, ale także analizuje, porównuje i automatycznie sygnalizuje nieprawidłowości. Ich rola przestaje być czysto rozliczeniowa – staje się analityczna, projektowa i doradcza, a wiedza prawnopodatkowa musi iść w parze z rozumieniem danych, procesów i technologii. Transformacja wymaga przemyślanej modernizacji systemów, ale też inwestycji w ludzi – nie tylko po to, by nadążyć za zmianami, lecz by je współkształtować. Zespoły podatkowe potrzebują dziś kompetencji cyfrowych, umiejętności pracy wielodomenowej, otwartości na automatyzację i gotowości do nieustannego uczenia się. Firmy, które potraktują te zmiany jako szansę, mogą nie tylko zminimalizować ryzyka regulacyjne, ale też zyskać trwałą przewagę – poprzez sprawniejszą organizację, lepszą współpracę z administracją i większą przejrzystość procesów. Ci, którzy pozostaną przy dotychczasowym modelu działania, muszą liczyć się z rosnącą presją technologiczną, operacyjną i prawną. Cyfrowa transformacja podatków nie jest epizodem – to zmiana paradygmatu, która redefiniuje sposób funkcjonowania organizacji i pozycję działu podatkowego w jej strukturze.