W ostatnim tekście pisaliśmy o ogólnych obowiązkach, które wynikają z Rozdziału 4b Ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz.U.2024.620 t.j.; dalej: Ustawa). W części drugiej przyjrzymy się praktycznym aspektom tego zagadnienia. Jak skutecznie monitorować transakcje? Jak ocenić ich rynkowość? Więcej na ten temat w naszym dzisiejszym artykule.

Definicja transakcji istotnej i podmiotu powiązanego

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 90h ust. 1 pkt 1 Ustawy, transakcja istotna to transakcja zawierana przez spółkę z podmiotem powiązanym, której wartość przekracza 5% sumy aktywów ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki. Z kolei podmiot powiązany definiowany jest na podstawie Międzynarodowych Standardów rachunkowości, zgodnie z art. 90h ust. 1 pkt 2 Ustawy. Oznacza to szeroki zakres potencjalnych powiązań, obejmujący jednostki dominujące i zależne, członków organów zarządzających oraz kluczowych pracowników.

Tak szeroki zakres podmiotowy wymaga wdrożenia efektywnego sposobu na monitorowanie powiązań. W praktyce spółki mogą korzystać z różnorodnych narzędzi. Stosunkowo niedawno Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło usługę API Rejestrów Sądowych, która umożliwia integrację danych KRS z systemami wewnętrznymi. Na rynku dostępne są również bardziej zaawansowane narzędzia komercyjne, oferowane przez wywiadownie gospodarcze lub spółki zajmujące się analityką informacji gospodarczych.

Kluczowe jest jednak dopasowanie danego narzędzia do specyfiki organizacji. Czasem wystarczająca może okazać się współpraca z działem nadzoru właścicielskiego, czasem analizę będziemy musieli wykonać na własną rękę, aby dotrzeć do pełniej struktury powiązań.

Rejestr transakcji

Rejestr transakcji z podmiotami powiązanymi znacznie ułatwi identyfikację transakcji istotnych. Najlepiej, aby taki rejestr prowadzony był wspólnie z komórkami merytorycznie odpowiedzialnymi za umowy. Narzędzie takie powinno również umożliwiać automatyczne sumowanie wartości wszystkich transakcji zawieranych z danym podmiotem w okresie poprzednich 12 miesięcy. Jest to szczególnie istotne w kontekście art. 90l Ustawy, który nakazuje sumowanie wartości transakcji z tym samym podmiotem i sprawdzenie, czy ta przekroczyła próg 5% sumy aktywów.

Dobrym rozwiązaniem byłoby, aby rejestr posiadał funkcjonalność wysyłki automatycznych alertów, które z odpowiednim wyprzedzeniem poinformują osoby odpowiedzialne za nadzór nad transakcjami o zbliżającym się przekroczeniu progu istotności.

Jak przepisy o cenach transferowych mogą pomóc?

Ocenie zgodnie z Ustawą podlega także, czy transakcja dotyczy zwykłej działalności spółki oraz czy została zawarta na warunkach rynkowych. Szczególnie w przypadku tego drugiego kryterium, pomocne mogą okazać się wypracowane już w organizacji standardy dotyczące weryfikacji cen transferowych.

Ocena rynkowości metodami wymienionymi w art. 11d Ustawy o CIT może pomóc w budowaniu uzasadnienia rynkowości transakcji. Warto przy tym pamiętać, że jeśli dana transakcja istotna podlega jednocześnie obowiązkom dokumentacyjnym w zakresie cen transferowych, spółka publiczna może wykorzystać już istniejące analizy porównawcze lub analizy zgodności, o których mowa w art. 11q ust. 1 pkt 3 Ustawy o CIT. Takie podejście nie tylko optymalizuje proces oceny w organizacji, ale także zapewnia spójność tej oceny w kontekście różnych wymogów ustawowych.

Dobre praktyki

Prawidłowa realizacja obowiązków wynikających z Rozdziału 4b Ustawy wymaga systematycznej weryfikacji transakcji z podmiotami powiązanymi. Rekomendowane jest przeprowadzanie takich przeglądów w cyklach miesięcznych lub kwartalnych, co pozwoli na bieżącą kontrolę i szybką reakcję w przypadku, gdy rada nadzorcza będzie musiała wydać zgodę na zawarcie transakcji istotnej.

Jeżeli monitoring został powierzony komórkom merytorycznym, kluczowe mogą okazać się regularne szkolenia. Powinny one obejmować nie tylko aspekty prawne, ale także praktyczne case studies, pokazujące jak prawidłowo identyfikować takie transakcje.

Wdrożenie skutecznej procedury i efektywnych narzędzi, które ułatwią identyfikację transakcji istotnych może okazać się wyzwaniem. Z jednej strony spółki mogą już skorzystać z analiz przygotowanych na potrzeby przepisów o cenach transferowych, z drugiej niezbędne może okazać się wdrożenie narzędzi, które automatycznie będą agregować i monitorować transakcje z podmiotami powiązanymi. Najważniejsza jest jednak skuteczna współpraca między różnymi działami w organizacji. Kompleksowe podejście do tego zagadnienia na pewno przyczyni się do zminimalizowania ryzyka naruszenia interesów spółki i jej akcjonariuszy.

© Magdalena Janas

Wiceprezeska Stowarzyszenia Centrum Cen Transferowych. Szefowa Biura Cen Transferowych w TAURON Obsługa Klienta Sp. z o.o.

Materiał chroniony prawem autorskim. Materiał może być rozpowszechniany pod warunkiem podania źródła (adresu strony internetowej) oraz nazwiska autora. Autor ani Wydawca nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za wykorzystanie materiału.